凱文的異想世界

近幾年，「敏捷管理」4個字成為顯學，從Google、亞馬遜一路延燒到各產業，連美國聯邦調查局（FBI）也得看齊。

在敏捷管理中，如何善用「看板」控管工作進度是非常重要的。    看板是非常簡單好用、且不需要鉅額投資的管理工具，只要有筆、有便利貼、有白板，80%運用敏捷管理的公司都能輕易做到。

一般來說，看板會有4個區域，第一個是「待辦事項」，哪些東西規劃要做；第二個是「進行中」，哪些工作已經著手進行；第三個是「待審核」，確認項目做完以後的準確度以及是否符合需求；最後就是「已完成」的部份，通常以一週為一個週期做檢視。

一個好的看板，至少要符合「活的」、「流動」、「透明」等三大原則：

一、活的：隨著時間推移及市場變化，待辦事項也要進行彈性調整，讓看板處於隨時可以調整的狀態，以符合商業目標。

二、流動的：一個會流動的看板，今天看跟明天看內容進度是不一樣的，其中關鍵在於盡量將工作事項切細，細到可以看到流動為原則，例如將目標拆解到半天以下，甚至2、3個小時為單位都沒關係。

三、透明的：透明的看板代表團隊能看到某個項目是誰在做、什麼時候開始做、什麼時候結束。     同仁間可以知道負責人及進度，也更方便補位及協作。

有時候老闆難免會有插件，除了評估插件是否有打亂順位的價值外，可以在看板上建立一個「快速通道」，在快速通道的東西就是插件，大家看到看板就能知道數量有多少。

插件不能太多，80%的東西是團隊日常規劃好的，20%或更少的插件數量則是可以允許的。

另外，「進行中」的事項不能太多，3~5項為原則，個人及團隊的專注力都是有限的，多工並不會增加工作效率，卻反而會降低品質。

敏捷管理的核心是拆解目標，把大目標拆解成許多小目標，使得每個小目標都能夠小步快跑、動態修正以達成目標。

企業在導入敏捷管理的時候，必須建立開放溝通、人人參與的平等文化。          敏捷管理不只是懂得工具的應用而已，管理心態與團隊文化才是最後能否成功的關鍵！